PROCEDURA ZGŁASZANIA INFORMACJI O NARUSZENIACH PRAWA I PODEJMOWANIA DZIAŁAŃ NASTĘPCZYCH ORAZ OCHRONY OSÓB DOKONUJĄCYCH ZGŁOSZEŃ W PKM SP. Z O.O. Z SIEDZIBĄ
W TYCHACH
§1 DEFINICJE
Przez użyte w procedurze określenia rozumie się:
- Pracodawca lub Spółka –należy przez to rozumieć pracodawcę w rozumieniu art. 3 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 2020 r. poz. 1320 z późn. zm), tj. Przedsiębiorstwo Komunikacji Miejskiej Sp. z o.o. z siedzibą w Tychach – w skrócie PKM Sp. z o.o.
- Pełnomocnik ds. naruszeń prawa – pracownik odpowiedzialny za przyjmowanie zgłoszeń oraz prowadzenie działań następczych w zakresie nieprawidłowości.
- Zespół ds. naruszeń prawa – zespół (komisja) odpowiedzialny za prowadzenie postępowania dot. zgłoszenia nieprawidłowości (zgłoszenia sygnalizacyjnego), powoływany doraźnie odrębnym zarządzeniem Spółki do kompleksowego wyjaśnienia okoliczności opisanych w zgłoszeniu, działający wg zasad określonych dla postępowania wyjaśniającego.
- Procedura – niniejszy dokument dotyczący przyjmowania zgłoszeń, podejmowania działań następczych oraz ochrony osób dokonujących zgłoszeń.
- Anonim – zgłoszenie dokonane przez osobę, co do której nie jest możliwa identyfikacja tożsamości.
- Działania odwetowe – bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie w kontekście związanym z pracą, które jest spowodowane zgłoszeniem lub ujawnieniem publicznym i które narusza lub może naruszyć prawa sygnalisty lub wyrządza lub może wyrządzić nieuzasadnioną szkodę sygnaliście, w tym bezpodstawne inicjowanie postępowań przeciwko sygnaliście.
- Działania następcze – działanie podjęte przez Spółkę w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia, w szczególności przez dochodzenie wewnętrzne, postępowanie wyjaśniające, wniesienie oskarżenia, działanie podjęte w celu odzyskania środków finansowych lub zamknięcie procedury realizowanej w ramach wewnętrznej procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych.
- Informacje na temat naruszeń – dowody potwierdzające faktyczne naruszenia, jak również uzasadnione podejrzenia co do potencjalnych naruszeń, których jeszcze nie popełniono.
- Naruszenie prawa – działanie lub zaniechanie, które jest niezgodne z prawem.
- Sygnalista (osoba dokonująca zgłoszenia) –osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację na temat naruszenia prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą.
- Osoba pomagająca w dokonaniu zgłoszenia – osoba fizyczna, która pomaga sygnaliście
w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym w kontekście związanym z pracą i której pomoc nie powinna zostać ujawniona. - Osoba, której dotyczy zgłoszenie – osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieosiadająca osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną, która jest wskazana w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym jako osoba, która dopuściła się naruszenia prawa lub jako osoba, z którą dopuściła się naruszenia prawa, jest powiązana.
- Osoba powiązana z sygnalistą - osoba fizyczna, która może doświadczyć działań odwetowych, w tym współpracownika lub osoba najbliższa sygnalisty w rozumieniu art. 115 § 11 ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. - Kodeks karny (Dz. U. z 2024 r. poz. 17).
- Zgłoszenie sygnalizacyjne – przekazanie informacji na temat naruszenia, co do którego doszło lub może dojść w organizacji, w której osoba zgłaszająca pracuje lub pracowała, lub w innej organizacji, z którą utrzymuje lub utrzymywała kontakt w kontekście wykonywanej pracy.
- Zgłoszenie wewnętrzne – ustne lub pisemne przekazanie pracodawcy informacji o naruszeniu prawa.
- Zgłoszenie zewnętrzne – ustne lub pisemne przekazanie Rzecznikowi Praw Obywatelskich albo organowi publicznemu informacji o naruszeniu prawa.
- Ujawnienie publiczne – podanie informacji o naruszeniu prawa do wiadomości publicznej.
- Informacja zwrotna – przekazanie zgłaszającemu informacji na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań.
- Postępowanie wyjaśniające – postępowanie prowadzone w związku ze złożonym zgłoszeniem.
- Kanał zgłaszania – techniczne i organizacyjne rozwiązania umożliwiające dokonywanie zgłoszenia.
- Rejestr – rejestr zgłoszeń sygnalizacyjnych zawierający numer zgłoszenia, przedmiot naruszenia prawa, dane osobowe sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do identyfikacji tych osób, adres do kontaktu sygnalisty, datę dokonania zgłoszenia, informację
o podjętych działaniach następczych oraz datę zakończenia sprawy.
§2 POSTANOWIENIA OGÓLNE
1. Strategia działania PKM Sp. z o.o. oparta jest na odpowiedzialności, innowacyjności i jej kreowanie zgodnie z oczekiwaniami prawnymi oraz zapobieganiu powstawania wszelkich nieprawidłowości zarówno wewnątrz organizacji, jak i wśród podmiotów współpracujących przy uwzględnieniu szeregu aspektów, w szczególności interesów społecznych, bezpieczeństwa transportu, ochrony środowiska, relacji z różnymi grupami współpracowników.
2. Procedura jest jednym z elementów prawidłowego i bezpiecznego zarządzania Spółką. Podstawowym celem Procedury jest utworzenie systemu informowania o nieprawidłowościach w Spółce poprzez stworzenie bezpiecznych kanałów zgłoszeniowych, zapobiegających podejmowaniu jakichkolwiek działań odwetowych wobec sygnalisty.
3. Procedura określa w szczególności:
- zakres nieprawidłowości objętych procedurą,
- zakres osób uprawnionych,
- zasady zgłaszania nieprawidłowości przez osoby uprawnione do dokonania zgłoszenia,
- odpowiedzialność w procesie zarządzania nieprawidłowościami,
- proces rozpatrywania oraz zarządzania nieprawidłowościami,
- zasady zachowania poufności, w szczególności zasady zachowania w tajemnicy dokonanych zgłoszeń nieprawidłowości przez sygnalistów oraz tożsamości osób dokonujących zgłoszeń.
§3 ZAKRES STOSOWANIA PROCEDURY
1. Procedura i jej postanowienia mają zastosowanie do osób uprawnionych do dokonania zgłoszenia, którymi są osoby fizyczne zgłaszające lub ujawniające publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą, w tym:
- pracownicy,
- pracownicy tymczasowi,
- osoby świadczące pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej,
- przedsiębiorcy,
- prokurenci,
- akcjonariusze lub wspólnicy,
- członkowie organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej,
- osoby świadczące pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy,
- stażyści,
- wolontariusze,
- praktykanci,
- funkcjonariusze w rozumieniu art. 1 ust. 1 ustawy z dnia 18 lutego 1994 r. o zaopatrzeniu emerytalnym funkcjonariuszy Policji, Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Agencji Wywiadu, Służby Kontrwywiadu Wojskowego, Służby Wywiadu Wojskowego, Centralnego Biura Antykorupcyjnego, Straży Granicznej, Straży Marszałkowskiej, Służby Ochrony Państwa, Państwowej Straży Pożarnej, Służby Celno-Skarbowej i Służby Więziennej oraz ich rodzin (Dz. U. z 2023 r. poz. 1280, 1429 i 1834),
- żołnierze w rozumieniu art. 2 pkt 39 ustawy z dnia 11 marca 2022 r. o obronie Ojczyzny (Dz. U. z 2024 r. poz. 248 i 834).
2. Procedurę stosuje się także do osoby fizycznej, o której mowa w ust. 1, w przypadku zgłoszenia lub ujawnienia publicznego informacji o naruszeniu prawa uzyskanej w kontekście związanym z pracą przed nawiązaniem stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w podmiocie prawnym lub na rzecz tego podmiotu, lub pełnienia służby w podmiocie prawnym lub już po ich ustaniu.
3. Zgłoszenie nieprawidłowości może dotyczyć działania lub zaniechania niezgodnego z prawem lub mającego na celu obejście prawa, dotyczące:
- korupcji;
- zamówień publicznych,
- usług, produktów i rynków finansowych,
- przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu,
- bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami,
- bezpieczeństwa transportu,
- ochrony środowiska,
- ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego,
- bezpieczeństwa żywności i pasz,
- zdrowia i dobrostanu zwierząt,
- zdrowia publicznego,
- ochrony konsumentów,
- ochrony prywatności i danych osobowych,
- bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych,
- interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej,
- rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych,
- konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela - występujące w stosunkach jednostki
z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w pkt 1)-17).
4. Zgłoszenie może dotyczyć w szczególności:
- podmiotów powiązanych z PKM Sp. z o.o.,
- osoby fizycznej uprawnionej do reprezentowania PKM Sp. z o.o.,
- pracowników i współpracowników PKM Sp. z o.o. w związku ze świadczeniem pracy na jej rzecz,
- podwykonawcy albo innego przedsiębiorcy będącego osobą fizyczną, jeżeli jego czyn zabroniony pozostawał w związku z wykonywaniem umowy zawartej z PKM Sp. z o.o.,
- pracownika lub współpracownika albo osoby upoważnionej do działania w interesie lub na rzecz przedsiębiorcy niebędącego osobą fizyczną, jeżeli jego czyn pozostawał w związku
z wykonywaniem umowy zawartej przez tego przedsiębiorcę z PKM Sp. z o.o.
5. Przez nieprawidłowości należy rozumieć posiadane przez osoby uprawnione do dokonania zgłoszenia informacje, w szczególności mogące świadczyć o:
- podejrzeniu przygotowania, usiłowania lub popełnienia czynu zabronionego przez podmioty,
o których w ust. 4 powyżej, - niedopełnieniu obowiązków lub nadużyciu uprawnień przez podmioty wskazane w ust. 4 powyżej,
- niezachowaniu należytej staranności wymaganej w danych okolicznościach w działaniach podmiotów wymienionych w ust. 4 powyżej,
- nieprawidłowościach w organizacji działalności PKM Sp. z o.o., które mogłyby prowadzić do popełnienia czynu zabronionego lub wyrządzenia szkody,
- naruszeniu przepisów prawa powszechnie obowiązującego, na podstawie których działa
PKM Sp. z o.o., - naruszeniu wewnętrznych procedur oraz standardów etycznych przyjętych w PKM Sp. z o.o.
§4 OSOBY ODPOWIEDZIALNE ZA ZARZĄDZANIE ZGŁOSZENIAMI
1. Osobą odpowiedzialną za przyjmowanie i rozpatrywanie zgłoszeń nieprawidłowości w PKM Sp. z o.o. oraz sprawującą całościowy nadzór nad przyjmowaniem i rozpatrywaniem zgłoszeń nieprawidłowości w PKM Sp. z o.o. jest Pan Sławomir Wojtylak. W przypadku, gdy zgłoszenie nieprawidłowości dotyczy osoby wskazanej w zdaniu powyżej lub też w przypadku jej nieobecności, rolę osoby odpowiedzialnej przyjmuje Pani Beata Różycka.
2. Zgłoszenia nie mogą analizować osoby, co do których z treści zgłoszenia nieprawidłowości wynika, że mogą być w jakikolwiek sposób negatywnie zaangażowane w działanie lub zaniechanie, stanowiące nieprawidłowość.
3. W przypadku wszczęcia postępowania wyjaśniającego Pracodawca powołuje odrębną uchwałą Zespół ds. naruszeń prawa.
§5 SYGNALISTA
1. Każda osoba uprawniona do dokonania zgłoszenia powinna zgłosić nieprawidłowość, jeśli istnieją po jej stronie uzasadnione podstawy, by sądzić, że przekazywane informacje są prawdziwe i że stanowią informację o naruszeniu prawa.
2. W złej wierze pozostaje zgłaszający, który działa w celu sprzecznym z prawem lub zasadami współżycia społecznego.
3. Decyzję o nadaniu statusu sygnalisty podejmuje osoba odpowiedzialna za obsługę zgłoszeń.
4. Status sygnalisty może uzyskać każdy zgłaszający, chyba że wstępna analiza zgłoszenia daje podstawy do przyjęcia, iż zgłaszający w sposób oczywisty działał w złej wierze.
5. Jeśli zgłaszający nie dokonał zgłoszenia anonimowo, osoba odpowiedzialna za obsługę zgłoszeń potwierdza przyjęcie zgłoszenia w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania. Termin ten nie obowiązuje w przypadku braku adresu do kontaktu.
6. Osoba odpowiedzialna za obsługę zgłoszeń udziela informacji zwrotnej sygnaliście w maksymalnym terminie 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego lub w przypadku nieprzekazania potwierdzenia 3 miesięcy od upływu 7 dni od dnia dokonania zgłoszenia wewnętrznego, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać informację zwrotną.
7. Jeżeli w toku postępowania wyjaśniającego okaże się, że zgłaszający, który uprzednio otrzymał status sygnalisty, działał w złej wierze, to zostaje on pozbawiony ochrony przewidzianej dla sygnalisty.
§6 OCHRONA SYGNALISTY
1. Wprowadza się bezwzględny zakaz podejmowania działań odwetowych wobec sygnalisty. Zakaz ten dotyczy również sytuacji, gdy zgłoszenie nieprawidłowości zostało zgłoszone w dobrej wierze, a przeprowadzone postępowanie wyjaśniające wykazało, że zgłoszona nieprawidłowość nie miała miejsca.
2. Sygnaliście przysługuje pełna ochrona przed działaniami represyjnymi, dyskryminacją, mobbingiem oraz innymi rodzajami niesprawiedliwego traktowania.
3. Niedopuszczalnym jest zakończenie stosunku pracy lub rozwiązanie umowy z sygnalistą wyłącznie w związku z dokonanym przez sygnalistę zgłoszeniem nieprawidłowości.
4. Ochrona nie dotyczy sygnalisty, będącego jednocześnie sprawcą/ współsprawcą/ pomocnikiem nieprawidłowości.
5. Szczegółowe zasady ochrony danych sygnalisty określa § 7 niniejszej Procedury.
§7 SZCZEGÓŁOWE ZASADY OCHRONY DANYCH SYGNALISTY
1. Sygnalista nie staje się stroną postępowania administracyjnego w rozumieniu przepisów art. 28 k.p.a., w sprawie toczącej się na skutek otrzymanego od niego zgłoszenia.
2. Dane osobowe osoby, której nadano status sygnalisty, podlegają szczególnej ochronie w celu ograniczenia osobistego ryzyka osoby zgłaszającej nieprawidłowości, w tym negatywnych konsekwencji ze strony osób i podmiotów, do których odnosiło się zgłoszenie.
3. Dane sygnalisty powinny pozostać poufne i nie mogą być ujawniane w toku postępowania stronom i uczestnikom tego postępowania, bez wyraźnego i jednoznacznego przyzwolenia ze strony sygnalisty.
4. Dla spraw, zgłaszanych przez osobę, której nadano status sygnalisty tworzy się odrębny rejestr spraw.
5. Osoba otrzymująca zgłoszenie, rejestruje wniosek jako odrębną sprawę, z sygnaturą odpowiednią dla zgłoszeń sygnalistów, aby zminimalizować ryzyko ujawnienia danych sygnalisty na dalszych etapach postępowania.
6. Od sygnalisty nie żąda się dodatkowych danych osobowych, niż te, które określa formularz zgłoszenia nieprawidłowości stanowiący załącznik nr 1 do niniejszej procedury.
7. Dane sygnalisty nie są ujawnianie w żadnym z dokumentów związanych z postępowaniem.
8. Danych sygnalisty nie ujawnia się na wniosek stron lub uczestników postępowania.
9. Dane sygnalisty mogą zostać ujawnione w przypadku, gdy ujawnienie jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa w związku z postępowaniami wyjaśniającymi prowadzonymi przez organy publiczne lub postępowaniami przygotowawczymi lub sądowymi prowadzonymi przez sądy, w tym w celu zagwarantowania prawa do obrony przysługującego osobie, której dotyczy zgłoszenie.
10. Sygnalista jest informowany o przebiegu i wyniku postępowania, które zostało wszczęte na skutek jego zgłoszenia, w zakresie w jakim informacja stanowi informację publiczną w ramach sprawy zarejestrowanej w związku z przekazanym przez niego zgłoszeniem.
§8 ZGŁASZANIE NIEPRAWIDŁOWOŚCI
1. Zgłoszenia nieprawidłowości mogą być przekazywane w następującej formie:
- za pomocą skrzynki mailowej na adres naruszenia@pkmtychy.pl
- pocztą na adres PKM Sp. z o.o. ul. Towarowa 1, 43-100 Tychy, z dopiskiem „NARUSZENIA- POUFNE”
2. Zgłoszenie nieprawidłowości powinno wskazywać jasne i wyczerpujące wyjaśnienie przedmiotu zgłoszenia i zawierać w szczególności:
- datę oraz miejsce zaistnienia nieprawidłowości lub datę i miejsce pozyskania informacji o nieprawidłowości,
- dane kontaktowe zgłaszającego,
- datę i miejsce zaistnienia nieprawidłowości,
- opis konkretnej sytuacji lub okoliczności stwarzających możliwość wystąpienia nieprawidłowości,
- wskazanie podmiotu, którego dotyczy zgłoszenie nieprawidłowości,
- wskazanie ewentualnych świadków nieprawidłowości,
- wskazanie wszystkich dowodów i informacji, jakimi dysponuje zgłaszający, które mogą okazać się pomocne w procesie rozpatrywania nieprawidłowości,
- wskazanie jakiego zakresu dotyczy nieprawidłowość.
3. Zgłoszenia dokonane niezgodnie z niniejszą procedurą, w szczególności zgłoszenie poza wyznaczonymi kanałami zgłoszeń opisanymi w ust. 1, z błędnym zaadresowaniem lub brakiem dopisku na kopercie, o którym mowa w ust. 1 b), może spowodować ujawnienie danych sygnalisty, za które PKM Sp. z o.o. nie będzie ponosić odpowiedzialności.
§9 ZGŁOSZENIA ANONIMOWE
Zgłoszenia anonimowe nie będą przyjmowane ani rozpatrywane.
§10 FAŁSZYWE ZGŁOSZENIE
1. Zgłoszenie nieprawidłowości może być dokonane wyłącznie w dobrej wierze.
2. Zakazuje się świadomego składania fałszywych zgłoszeń nieprawidłowości.
3. W przypadku ustalenia w wyniku wstępnej analizy zgłoszenia albo w toku postępowania wyjaśniającego, iż w zgłoszeniu nieprawidłowości świadomie podano nieprawdę lub zatajono prawdę, zgłaszający będący pracownikiem, może zostać pociągnięty do odpowiedzialności porządkowej określonej w przepisach Kodeksu Pracy. Zachowanie takie może być również zakwalifikowane jako ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych i jako takie skutkować rozwiązaniem umowy o pracę bez wypowiedzenia.
4. W przypadku zgłaszającego, świadczącego na rzecz PKM Sp. z o.o. usługi na podstawie umowy cywilnoprawnej, ustalenie dokonania fałszywego zgłoszenia nieprawidłowości skutkować może rozwiązaniem tejże umowy i definitywnym zakończeniem współpracy pomiędzy stronami.
5. Niezależnie od skutków wskazanych powyżej, zgłaszający świadomie dokonujący fałszywego zgłoszenia nieprawidłowości może zostać pociągnięty do odpowiedzialności odszkodowawczej, w przypadku wystąpienia szkody po stronie PKM Sp. z o.o., związanej z fałszywym zgłoszeniem.
§11 POSTĘPOWANIE WYJAŚNIAJĄCE
1. Dostęp do kanałów zgłaszania nieprawidłowości posiadają tylko osoby odpowiedzialne za zgłoszenie i Administratorzy systemów IT.
2. Po wpłynięciu zgłoszenia nieprawidłowości, osoba odpowiedzialna za obsługę zgłoszeń, niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 7 dni od dnia wpływu:
- wydaje potwierdzenie zgłoszenia nieprawidłowości na formularzu, którego wzór określono w Załączniku Nr 2 do niniejszej Procedury,
- dokonuje wstępnej analizy zgłoszenia,
- nadaje lub nie nadaje osobie zgłaszającej status sygnalisty.
3. Jeżeli zgłoszenie nadaje się do rozpoznania, osoba odpowiedzialna za obsługę zgłoszeń wszczyna postępowanie wyjaśniające, które toczy się przed Zespołem ds. naruszeń prawa, na zasadach określonych w niniejszej Procedurze.
4. Nadzór nad postępowaniem wyjaśniającym prowadzonym przez Zespół ds. naruszeń prawa sprawuje osoba odpowiedzialna za obsługę zgłoszeń.
5. Rozpatrzenie zgłoszenia nieprawidłowości następuje bez zbędnej zwłoki, w okresie nie dłuższym niż 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego lub w przypadku nieprzekazania potwierdzenia, 3 miesięcy od upływu 7 dni od dnia dokonania zgłoszenia wewnętrznego, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać informację zwrotną. Warunkiem sprawnego rozpatrzenia wniosku jest możliwości zebrania w tym czasie przez podmiot rozpatrujący niezbędnych dokumentów i dowodów.
6. Z przeprowadzonego postępowania wyjaśniającego Zespół ds. naruszeń prawa sporządza raport, który obejmuje także rekomendacje Zespołu w zakresie załatwienia sprawy i przedstawia go Zarządowi PKM Sp. z o.o.
7. Osoba odpowiedzialna za obsługę zgłoszeń ma obowiązek poinformować sygnalistę o sposobie załatwienia sprawy w terminie rozpatrzenia zgłoszenia.
§12 ZESPÓŁ DS. NARUSZEŃ PRAWA
1. Postępowanie wyjaśniające prowadzone jest przez Zespół ds. naruszeń prawa w składzie przynajmniej 3-osobowym, zapewniający niezależność, obiektywizm i kompetencje.
2. Członkowie Zespołu ds. naruszeń prawa powoływani są doraźnie uchwałą Zarządu
PKM Sp. z o.o. i prowadzą postępowanie zgodne z Procedurą.
3. Skład Zespołu prowadzącego postępowanie proponuje Osoba odpowiedzialna za przyjmowanie i rozpatrywanie zgłoszeń nieprawidłowości (może wyznaczyć do składu także siebie). W razie potrzeby do składu Zespołu można powołać osoby nie będące pracownikami Spółki.
4. Do wykonania określonych czynności specjalistycznych w trakcie postępowania Osoba odpowiedzialna za przyjmowanie i rozpatrywanie zgłoszeń nieprawidłowości może dodatkowo zaproponować powołanie ekspertów będących lub nie będących pracownikami Spółki.
5. Członkiem Zespołu ani ekspertem nie może być:
- sygnalista, który przekazał zgłoszenie, będące przedmiotem wyjaśnienia,
- osoba, której dotyczy zgłoszenie,
- osoba będąca bezpośrednim podwładnym lub przełożonym osoby, której dotyczy zgłoszenie,
- osoba bliska w stosunku do osoby, której dotyczy zgłoszenie (w rozumieniu przepisów kodeksu karnego),
- osoba wykonująca czynności lub załatwiająca sprawy, których prawidłowość będzie przedmiotem badania,
- osoba, której udział w postępowaniu wzbudzałby uzasadnione wątpliwości co do jej bezstronności z innych przyczyn.
6. W trakcie prowadzenia postępowania wyjaśniającego członkowie Zespołu mają prawo:
- dostępu do dokumentów i danych Spółki,
- uzyskiwania przetworzonych i nieprzetworzonych informacji od pracowników poszczególnych komórek organizacyjnych Spółki,
- uzyskiwania ustnych i pisemnych wyjaśnień od pracowników i zleceniobiorców Spółki,
- dostępu do pomieszczeń Spółki w celu dokonania wizji lokalnej lub zabezpieczenia dowodów,
- konsultowania, w niezbędnym zakresie, uzyskanych informacji i danych z sygnalistą.
7. Z ustaleń poczynionych podczas postępowania wyjaśniającego Zespół sporządza raport i przedkłada go Zarządowi PKM Sp. z o.o.
8. Raport z postępowania wyjaśniającego zawiera opis ustalonego stanu faktycznego, w tym ustalone nieprawidłowości i ich przyczyny, zakres i skutki oraz osoby za nie odpowiedzialne. Raport stanowi załącznik nr 3 do niniejszej Procedury.
§13 ZAKOŃCZENIE POSTĘPOWANIA
1. Do raportu z postępowania wyjaśniającego Zespół ds. naruszeń załącza propozycje dalszych działań. W zależności od ustaleń działania te mogą obejmować czynności przeciwko osobom winnym naruszeń, działania zapobiegające naruszeniom oraz wzmacniające system kontroli wewnętrznej w Spółce.
2. Środki takie mogą obejmować w szczególności:
- zamknięcie procedury bez podejmowania dalszych działań (w przypadku niepotwierdzenia się zgłoszenia);
- przeprowadzenie rozmowy, zwrócenie uwagi pracownikowi;
- upomnienie pracownika, pozbawienie premii itp.
- zmiany lub rotacje na stanowiskach;
- zmiany w wewnętrznych procedurach;
- podjęcie działań cywilnoprawnych, dotyczących, np. zawartych umów, naprawienia szkody, wypłacenia odszkodowania;
- złożenie wniosku o wszczęcie postępowania dyscyplinarnego;
- złożenie wniosku o wszczęcie postępowania w sprawie naruszenia dyscypliny finansów publicznych;
- złożenie zawiadomienia o uzasadnionym podejrzeniu popełnienia przestępstwa (w przypadku zgromadzenia dowodów);
- poinformowanie właściwych służb (w przypadku zgromadzenia poszlak).
3. Zarząd PKM Sp. z o.o. określa dalsze działania i osoby odpowiedzialne za ich realizację.
4. Osoba odpowiedzialna za przyjmowanie i rozpatrywanie zgłoszeń nieprawidłowości informuje sygnalistę o poczynionych ustaleniach oraz o zatwierdzonych środkach niezwłocznie po zatwierdzeniu wniosków przez Zarząd PKM Sp. z o.o. nie później niż 30 dni od zakończenia rozpatrywania zgłoszenia.
5. Poczynione ustalenia, zatwierdzone środki oraz ich realizacja są rejestrowane w Rejestrze zgłoszeń.
§14 REJESTR ZGŁOSZEŃ NIEPRAWIDŁOWOŚCI
1. W Rejestrze nieprawidłowości rejestruje się każde zgłoszenie nieprawidłowości, niezależnie od dalszego przebiegu postępowania wyjaśniającego.
2. Za prowadzenie Rejestru nieprawidłowości w PKM sp. z o.o. odpowiada osoba odpowiedzialna za przyjmowanie i rozpatrywanie zgłoszeń.
3. Rejestr nieprawidłowości zawiera w szczególności:
- imię i nazwisko sygnalisty,
- dane kontaktowe sygnalisty,
- wszystkie szczegółowe informacje posiadane na temat zgłoszenia,
- przebieg analizy i rozpatrzenia zgłoszenia nieprawidłowości,
- osoby i organy biorące udział w procesie analizy i rozpatrzenia zgłoszenia,
- wszelkie decyzje i eskalacje (jeżeli występują).
4. Wzór Rejestru zgłoszeń nieprawidłowości stanowi załącznik Nr 4 do niniejszej Procedury.
5. Poza prowadzeniem Rejestru, osoba odpowiedzialna za obsługę zgłoszeń, przy zachowaniu zasad poufności, jest zobowiązana do przechowywania wszelkich dowodów, dokumentów i informacji zebranych w toku analizy oraz informacji dotyczących rozpatrzenia zgłoszenia przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.
§15 ZGŁOSZENIA ZEWNĘTRZNE
1. Zgłoszenie może w każdym przypadku nastąpić również do Rzecznika Praw Obywatelskich albo organów publicznych oraz – w stosownych przypadkach - do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej z pominięciem trybu przewidzianego w niniejszej Procedurze,
w szczególności gdy:
- w terminie na przekazanie informacji zwrotnej ustalonym w Procedurze pracodawca nie podejmie działań następczych lub nie przekaże informacji zwrotnej,
- sygnalista ma uzasadnione podstawy, by sądzić, że naruszenie prawa może stanowić bezpośrednie lub oczywiste zagrożenie dla interesu publicznego, w szczególności istnieje ryzyko nieodwracalnej szkody,
- dokonanie zgłoszenia wewnętrznego narazi go na działania odwetowe,
- w przypadku dokonania zgłoszenia wewnętrznego istnieje niewielkie prawdopodobieństwo skutecznego przeciwdziałania naruszeniu prawa przez pracodawcę z uwagi na szczególne okoliczności sprawy, takie jak możliwość ukrycia lub zniszczenia dowodów lub możliwość istnienia zmowy między pracodawcą a sprawcą naruszenia prawa lub udziału pracodawcy w naruszeniu prawa.
2. Zgłoszenie dokonane do organu publicznego lub organu centralnego z pominięciem zgłoszenia wewnętrznego nie skutkuje pozbawieniem sygnalisty ochrony gwarantowanej przepisami ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa.
§16 POSTANOWIENIA KOŃCOWE
Zmiany niniejszej Procedury dokonywane są w trybie uchwały Zarządu PKM Sp. z o.o.
Załączniki do niniejszej Procedury:
1) Załącznik Nr 1 – Formularz zgłoszenia nieprawidłowości
2) Załącznik Nr 2 – Potwierdzenie zgłoszenia nieprawidłowości
3) Załącznik Nr 3 – Raport z postępowania wyjaśniającego
4) Załącznik Nr 4 – Rejestr zgłoszeń nieprawidłowości
5) Załącznik Nr 5 – Upoważnienie sygnalisty do wglądu do jego danych o zgłoszeniu nieprawidłowości
6) Załącznik nr 6 – Oświadczenie pracownika o zapoznaniu się z procedurą
7) Załącznik nr 7 – Upoważnienie i oświadczenie osoby odpowiedzialnej za przyjmowanie i rozpatrywanie zgłoszeń nieprawidłowości w PKM Sp. z o.o. oraz sprawującej nadzór nad przyjmowaniem i rozpatrywaniem zgłoszeń nieprawidłowości w PKM Sp. z o.o.
Zgłoszenia nieprawidłowości mogą być przekazywane w następującej formie:
- za pomocą skrzynki mailowej na adres naruszenia@pkmtychy.pl
- pocztą na adres PKM Sp. z o.o. ul. Towarowa 1, 43-100 Tychy, z dopiskiem „NARUSZENIA- POUFNE”
zał.1.docx